Inventarios, inventarios, inventarios

Año 1 , Número 193

Si te quieres hacer cargo del inventario de tu empresa o si te ofrecen la oportunidad de hacerlo, aquí te van algunos tips para que las cosas te marchen bien.

2003.10.20

Por: Ing. Arturo Morán Barroso


Primero que nada, debes saber que un inventario consta de dos partes: Una de ella se llama INVENTARIO FISICO, la otra es el INVENTARIO EN SISTEMAS INFORMÁTICOS o la información, mediante cualquier sistema en forma de códigos, porcentajes y existencias que tengas de él.

En la actualidad, hasta las empresas más pequeñas han dejado de utilizar lo que se conocía como Kardex para llevar el control de las entradas y de las salidas de los productos, ya que este procedimiento se hacía con un sinnúmero de tarjetas que contenían la información relevante sobre las entradas y salidas de los productos, las cuales eran manejadas por el jefe del almacén.

El movimiento era muy simple en realidad: si alguien solicitaba una pieza de tal o cual producto, el jefe del almacén se remitía a las tarjetas, extraía la correspondiente al producto solicitado y le restaba la pieza en cuestión, o bien, la sumaba.

Esto tenía una serie de fallas, ya que cuando los inventarios eran demasiado grandes, el jefe del almacén olvidaba cuándo las existencias de una tarjeta se terminaban y debían ser resurtidas, con el consiguiente mal servicio para los consumidores de ese almacén.

Claro, una tienda de abarrotes no lleva un elaborado sistema de cómputo porque el operador de la tienda – el abarrotero – conoce su negocio y a simple vista puede ver qué es lo que le sobra, qué le falta o lo que se está terminando en su tienda y necesita resurtirlo.

Lo que se utiliza ahora y que incluso comercializan empresas que desarrollan software, son desde hojas de cálculo hasta sofisticados programas de cómputo.

Si piensas aceptar la propuesta para una jefatura de almacén, revisa que éste, por lo menos cuente con el sistema de cómputo correspondiente.

Si la empresa no cuenta con el sistema de cómputo correspondiente y existe lo que se llama como una alta rotación de inventarios, es decir, que los productos entran y salen a gran velocidad pues son requeridos con urgencia por los usuarios (aunque se trate de poca cantidad de productos), te estarás metiendo en camisa de once varas, pero la solución es fácil: implanta tú el sistema.

El segundo punto a tomar en cuenta es la gente de la que dispondrás y su grado de capacitación.

Lo que te conviene en esta materia, casi como en cualquier otra área, es entrevistar al personal y darte cuenta de sus limitantes y sus potencialidades.

Si vas a trabajar con cuadrillas grandes en áreas de almacén bastas – he visto empresas que cuentan con almacenes de cuadras y cuadras de racks y producto almacenado – debes dividir a tu gente en jefes de área, expertos de producto, ayudantes especializados y ayudantes generales; o más o menos, en una escala de rangos dependiendo de sus cualidades, para que mientras asignas tareas, tengas a la vez, responsables de las mismas y no te dediques todo el tiempo a las actividades operativas, sino que puedas elaborar proyectos para la mejora del almacén y sus procesos; al final del día exige reportes y resultados.

Esta división de rangos, por cierto, dependerá mucho de la experiencia de tu gente (tanto de la que se te asigne como de la que contrates), si llevan mucho tiempo trabajando en el almacén y conocen bien el producto podrían ser jefes de área, o si acaban de integrarse al equipo serán ayudantes generales, es importante el grado de estudios y de su disponibilidad para trabajar.

Si dentro del personal que se te asigna encuentras a alguien que lleva muchos años y tiene mucha experiencia en el trabajo del almacén que vas a dirigir, pero que presenta una mala actitud, piénsalo dos veces antes de conservarlo, ya que si decides hacerlo requerirás de muchas horas de concientización para que la persona en cuestión “se ponga las pilas”, aporte a la nueva administración y se integre al equipo que estás formando.

Lo importante también es contar con equipo para trabajo corriente y de seguridad, ya que esto te ayudará a responder con rapidez ante cualquier situación y evitará circunstancias que pongan en peligro a tu gente o accidentes graves en el área.

Dentro del equipo con que cuenta un almacén de tamaño mediano que además tiene productos pesados por mover (es decir, en tarimas) se debe contar con racks, patines o patinetas, montacargas, canastillas de seguridad para trabajo arriba del nivel del piso, carritos para movimiento de surtido de producto, etc.

El equipo que cada trabajador debe llevar es el siguiente: uniforme de material ligero pero que otorgue flexibilidad a quien lo traiga puesto, casco – este puede ser de metal o plástico dependiendo del producto que se almacene y la manera en como se haga -, zapatos con punta de casquillo y anti derrapantes, guantes, faja para levantar materiales pesados y en caso de ser necesario, gafas para trabajar en el polvo.

Existen almacenes donde las temperaturas controladas por diferentes sistemas hacen que exista la necesidad de comprar botas especiales, así como chamarras si se trabaja a bajas temperaturas, guantes térmicos, cubrebocas, etc.

Antes de empezar a trabajar, siéntate un momento y busca los manuales o los instructivos de operación dejados por tus antecesores; si éstos no existen, entonces, por allí tienes una nueva posibilidad de mejora.

Hacer manuales es cierto, requiere de tiempo y dedicación, pero serán de una gran ayuda para establecer las bases de métodos adecuados de trabajo, en donde todos los operadores de un lugar de trabajo hagan las cosas correctas y no pierdan tiempo y también servirán para capacitar al personal nuevo; además, te pueden ayudar a implantar sistemas de calidad donde el avance de la concientización a la gente que puedes tener como ventaja ante otras áreas, es importante El equipo contra incendio y las zonas marcadas como de seguridad y puntos de reunión ante catástrofes, son vitales para antes de que empiece tu gestión.

Solicita a tu jefe inmediato o al gerente de operaciones correspondiente, que el área de mantenimiento y/o nuevos proyectos la implanten o la marquen en tu almacén y luego, capacita a tu gente sobre la importancia de saber cómo actuar ante un temblor o cómo utilizar los extintores en casos de incendio.

Pero lo principal y que no debes olvidar antes de que dejen en tus manos cualquier almacén, es el hacer un inventario de cada pieza, tomando en cuenta: que cada pieza se encuentre clasificada con un código, que en el sistema informático se haya capturado también una pequeña pero correcta descripción del producto, el número de lote, las cantidades de piezas por productos, las caducidades, etc.

Se debe tener también clasificado:

• Cada espacio.
• Cada anaquel.
• Cada corredor
• Cada área (materia prima, materiales, herramientas, repuestos, temperaturas controladas, etc).

Recuerda también que la entrada a tu almacén debe ser restringida, sólo pueden acceder a él las personas que en él trabajan (si es necesario mediante un retén).

Sólo por alguna causa de fuerza mayor se acepta personal de otras áreas o visitas; éstas deben ir siempre custodiadas por gente del almacén para resolver la cuestión que los haya motivado para estar allí; además, deben utilizar los dispositivos de prevención con los que el almacén cuenta y deben dejar constancia de su visita mediante un libro de registros.

Y por último y quizás lo más importante: Si recibes un almacén antes de checar que lo que se dice en el sistema sobre las existencias “empata” contra lo que tienes en físico TE ESTAS METIENDO EN EL PROBLEMA DE TU VIDA, ya que empezarás el trabajo con posibles faltantes: aprende a ser profesional desde el principio, y exige un CONTEO DE INVENTARIO, con esto tus jefes se darán cuenta de que tienes experiencia en el área.

Obviamente, existen muchos más puntos a tocar sobre el manejo de almacenes, pero quizás estos sean los básicos.

Si tienes alguna duda al respecto o si quieres aportar con una opinión o ampliar nuestros conocimientos, te lo agradeceremos.

¿Cómo? pues te invito a que nos mandes un e-mail a arjosmorba@terra.com.mx para que nos platiques sobre tu experiencia con el trabajo en almacenes.

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